17. April 2024 Dokumente digital sichern: Lösungen und Tipps

Foto oder Scan? Cloudspeicher oder Festplatte? Wie Sie sensible Dokumente digitalisieren und elektronisch archivieren.

Amtliche Dokumente wie Reisepass, Geburtsurkunde oder Staatsbürgerschaftsnachweis nicht nur physisch sicher zu verwahren, sondern auch digital abzuspeichern macht Sinn. Denn im Unterschied zu den Originalen können digitalen Kopien etwa Brände oder Wasserschäden nichts anhaben und sie lassen sich bei Bedarf jederzeit und überall aufrufen. Auch bei Verlust des Originals ist die digitalisierte Version schnell zur Hand. Welche Lösungen gibt es, um Dokumente professionell abzulichten und was ist bei deren Archivierung zu beachten?

Dokumente sichern: Foto versus Scan

Das Handyfoto ist die naheliegendste, aber nicht die beste Lösung. Die Qualität solcher Aufnahmen ist selten zufriedenstellend, oft wirkt die Schrift verwaschen und schwer lesbar, die Darstellung verzogen. Außerdem erhält man mit einem Foto meist automatisch eine Bilddatei im JPG-Format, die für eine weitere Verwendung erst in ein PDF umgewandelt werden muss. Bessere Ergebnisse bringt ein Scan. Dafür braucht es heute kein eigenes Gerät mehr: Mittels Scan-Funktion am Handy oder spezieller Apps können Dokumente direkt als PDF gespeichert und in die Cloud geladen werden. Kontrast, Schärfe sowie Farbdarstellung sind meist optimiert, sodass die gescannte Schrift im Vergleich zu einem Foto gut erkennbar ist. Die meisten Anwendungen erlauben auch die Bearbeitung der Bilder: Der gescannte Bereich kann zugeschnitten und begradigt werden, auch digitale Unterschriften oder Anmerkungen lassen sich einfügen.

Tipps für Scans mit dem iPhone

Um die integrierte Scan-Funktion Ihres iPhones zu nutzen, öffnen Sie zunächst die Notizen-App, tippen auf das Kamera-Symbol und anschließend auf „Dokument scannen“. Sind Sie mit der Aufnahme zufrieden, tippen Sie auf „Scan behalten“. Um Farben und Ausschnitt anzupassen, wählen Sie das Vorschau-Bild links unten aus. Sie können eines oder mehrere Schriftstücke nacheinander scannen, sodass diese in einem einzigen, mehrseitigen PDF dargestellt werden. Wenn Sie das Dokument nun sichern, wird es in der Notizen-App abgelegt. Von dort aus kann es in einem beliebigen Ordner am iPhone gespeichert, unterschrieben und mit Anmerkungen versehen werden („Stift“-Werkzeug in der Menüleiste „Markierungen“).

Tipps für Scans auf Android-Geräten

Auch Android-Betriebssysteme bieten einen Scan-Modus, dieser ist in der Kamera-App zu finden. Die damit erstellten Dokumente können zwar begradigt und angepasst werden, es handelt sich aber in der Regel um JPG-Dateien. Wer also Dokumente nicht nur in hoher Qualität scannen, sondern auch mit Anmerkungen oder einer Unterschrift versehen möchte, muss daher auf eigene Apps zurückgreifen. Zur Auswahl stehen unterschiedliche Produkte, empfehlenswert sind etwa Adobe Scan oder Microsoft Office Lens.

Lösungen für die digitale Archivierung von Dokumenten

Ist das Schriftstück einmal digitalisiert, stellt sich die Frage nach der richtigen Archivierung: Die beste Sicherung für wichtige Dokumente ist die 3-2-1-Back-up-Methode. Diese besagt, dass drei Sicherheitskopien auf zwei unterschiedlichen Speichermedien sowie einmal in der Cloud gespeichert werden sollten. Mit weniger Aufwand verbunden und für die meisten Fälle ausreichend ist die Sicherung auf einer externen Festplatte oder mittels automatischer Cloud-Speicherung. Ausführliche Informationen zu Back-ups und deren Bedeutung finden Sie im Beitrag „Datenverlust vermeiden: Mit diesen Maßnahmen sichern Sie Daten“.

Neben Speichermedien wie externen Festplatten, USB-Sticks und Speicherkarten stehen auch Cloudsysteme wie Dropbox zur Verfügung, für deren Nutzung Client-Apps auf dem Smartphone eingerichtet werden müssen. Auch der vom Betriebssystem-Hersteller bereitgestellte kostenlose Cloudspeicher (iCloud beziehungsweise Google Drive) bietet sich dafür an. Allerdings haben solche Cloud-Lösungen auch Nachteile, denn zum einen ist der Speicherplatz meist begrenzt und zum anderen lässt der Datenschutz bei vielen Anbietern zu wünschen übrig. Hohe Datenschutzstandards bieten Private-Cloud-Lösungen, diese sind jedoch in der Regel kostenpflichtig. Wer Cloudsysteme zur Datensicherung nutzt, sollte auch immer ein sicheres Passwort wählen.

Dokumente digital sichern: Netzwerkspeicher als Alternative

Eine zuverlässige Alternative zu herkömmlichen Speichermedien und Cloud-Diensten sind NAS-Systeme: NAS steht für „Network Attached Storage“ und bezeichnet ein mit einem Netzwerk verbundenes Speichergerät, das autorisierten Nutzerinnen und Nutzern das Speichern und Abrufen von Daten an einem zentralen Ort ermöglicht. Große Vorteile sind neben der Sicherheit auch die Kapazität und die Verfügbarkeit: Smartphones und Tablets, die in der Regel keine USB-Schnittstelle für Festplatten haben, können per App auf die Archive des NAS-Systems zugreifen.